La Identificación de las Necesidades de Capacitación:

Introducción

Una de las preguntas más frecuentes de las direcciones de las Organizaciones (Empresas o Instituciones) es acerca de cuál es la capacitación que deben dar a sus trabajadores para hacer más productivo el trabajo.

Hay que recordar que la capacitación no es una finalidad sino un medio, un instrumento que puede ayudar a las instituciones a resolver las discrepancias de desempeño de su personal (capacidades del personal que no están al nivel de las exigencias para un cargo o una responsabilidad) o proporcionar los conocimientos y capacidades que una institución considera que requiere su personal para asumir un nuevo reto.

La elaboración de planes de capacitación es un recurso ampliamente utilizado y de empleo obligado en muchos casos.
¿Cómo se elaboran los planes de capacitación?.

En el mejor de los casos, suele suceder, que los interesados preguntan directamente a sus colaboradores para tratar de identificar las necesidades de capacitación. Desgraciadamente, una de las prácticas más frecuentes para el caso es creer exclusivamente en "la intuición" y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de la organización. Otras ocasiones, se practica el modelo de "oferta de capacitación", es decir, el responsable de recursos humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.

La capacitación no debe ser condicionada por la oferta de alguna institución capacitadora, sino que su punto de partida son las situaciones de la realidad de una Organización en un momento concreto y de su proyección de desarrollo.

La Identificación de Necesidades de Capacitación (INC) o el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es un primer paso necesario que debe ser encarado por las Organizaciones que gestionan un proceso de capacitación y de la calidad de su ejecución depende el éxito de la gestión de capacitación.

Cuando una capacitación es gestionada adecuadamente, el resultado será que los participantes obtengan nuevas capacidades de desempeño, destrezas técnicas, conocimientos y también actitudes de compromiso con los objetivos de la Organización.

El presente trabajo tiene como objetivo establecer relaciones de similitud entre la INC la dirección estratégica y los sistemas de gestión, con el fin de utilizar elementos comunes para la optimización de los procesos.

Materiales y Métodos.
El trabajo cuenta de 2partes fundamentales:

1ro. Se realiza una búsqueda de información sobre la INC, haciendo énfasis en la parte conceptual de la misma. Dado que no existe un procedimiento único para realizar la INC, se ha elaborado un resumen de los aspectos generales de las metodologías encontradas en la literatura.

2do. Se establecen los elementos de contacto entre el proceso de INC con los Sistemas de Gestión más utilizados: Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9000, Sistema de Gestión Medioambiental ISO 14000 y Sistemas de Gestión en Seguridad e Higiene Laboral ISO 18 000.

Breve descripción de los aspectos más relevantes de la INC
La INC es un proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma (Fernández Sánchez Néstor et al., Identificación o Detección de necesidades de capacitación y Educación Continua (DNC)).

La INC es un proceso que involucra a todos los niveles de la Organización y parte de la finalidad de la capacitación ¿Para qué la capacitación? ¿Cuál el problema o reto a enfrentar?.

La necesidad de capacitar, requiriendo de la realización de una INC puede derivar de:

1ro- Situaciones pasadas o presentes:
• Problemas en la organización
• Desviaciones en la productividad
• Cambios en Métodos o Técnicas
• Baja o Alta de personal
• Cambios de función o de puesto
• Solicitudes del personal

2do-Nuevos retos a enfrentar por la Organización.
Los procedimientos para el proceso de detección de necesidades se deben realizar en tres niveles que son:
1. Análisis de la Organización.
2. Análisis del Personal.
3. Análisis del Puesto de Trabajo.

Fases de realización de una INC:

• Establecimiento de la Situación Ideal que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral (“perfil óptimo”). Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

o Descripción de puestos
o Manuales de procedimientos y de organización
o Planes de expansión de la empresa
o Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).
• Establecimiento de la situación real (“perfil real”), o sea, los conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes).

• Determinación de la "brecha del desempeño", o sea, a la diferencia entre el perfil óptimo y el perfil real del trabajador. Esta es la que permite determinar las necesidades de capacitación.
• Determinación de las vías y oportunidades de capacitación existentes, así como potencialmente logrables.
• Establecimiento de un programa y planes de capacitación en términos de: en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.
• Documentación del proceso en todas sus etapas. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. Cuando se realiza un estudio de INC, en muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos correspondientes y cuando un nuevo directivo solicita información al respecto, no hay información que pueda orientar nuevas estrategias que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitación.

Procedimiento para el análisis de los problemas:
• FASE I: Identificación del problema (tipo, dónde, cuando, riesgos)
• FASE II: Análisis del problema.
• FASE III: Análisis de costos (influencia del problema sobre el trabajo).
• FASE IV: Análisis de causa (deficiencias de conocimiento y/o deficiencias de ejecución).

Las técnicas de trabajo para la realización de la INC incluyen : revisión documental, entrevistas, inspección , Técnicas de trabajo en grupo y otras herramientas de análisis, una relación de las cuáles se presenta a continuación:
Allison Rosett (Training Needs Assesment, p.205), experta en la identificación de necesidades de la capacitación enumera las siguientes herramientas:

• Entrevistas: Se entrevista a personas a lo largo de la organización para identificar como se sienten y cuáles son los problemas que identifican en su área para posteriormente determinar si pueden ser solucionados a través de capacitación.
• Observación: Este método consiste en la observación del personal mientras realiza sus labores para encontrar aquellos procedimientos o situaciones que reflejen una necesidad de educación.
• Sesiones de grupo: Las sesiones de grupo son normalmente conducidas para determinar mediante el consenso los estándares correctos o los objetivos que deben tener los procesos de capacitación.
• Cuestionarios: El autor sugiere no utilizar el método de los cuestionarios como la forma primaria de identificación de necesidades de capacitación; en lugar de esto, los presenta como una útil herramienta para refinar el conocimiento sobre necesidades que ya se encuentran identificadas .

Por su parte, Oscar Juan Blake (Origen, detección y análisis de las necesidades de capacitación, p.68), propone otras 4 herramientas:
• Identificación de necesidades por medio de los proyectos a realizar: Identificar cuáles son los proyectos que se tiene planeados y entrevistarse con los líderes del proyecto, así como con las personas más involucradas con el mismo para identificar las necesidades de capacitación que puedan estar presentes. Esta perspectiva es de gran ayuda pues permite alinear directamente la capacitación a otorgar con los objetivos de la organización (Oscar Juan Blake, 2000).
• Revisión de los resultados: Este método se centra en la identificación de las discrepancias entre lo que se pretendía lograr y lo que en realidad se logró. De esta forma se puede reconstruir lo que el personal hizo para identificar los problemas que pudieron haber surgido y posteriormente discernir cuáles pueden ser abordados por medio de la capacitación.
• Alineación con otros proyectos de recursos humanos: En el caso de que el se encuentren realizando otros proyectos como lo son la evaluación del desempeño, las encuestas de satisfacción de personal o el diseño de planes de carrera es posible identificar necesidades por medio de estas herramientas necesidades de capacitación.
• Encuestas: Blake también muestra reticencia a utilizar encuestas para identificar las necesidades de capacitación, sin embargo, él reconoce que las mismas pueden resultar útiles en el caso de afinar necesidades en aspectos como los idiomas y la computación.

Relación entre la INC, la dirección estratégica y los sistemas de gestión tales como: Gestión de la Calidad, Gestión Medioambiental, Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

En el Perfeccionamiento Empresarial la dirección estratégica es uno de los principios rectores. El proceso de inserción del país en la economía mundial, la adopción de normas internacionales facilita la comunicación y la garantía de los diferentes procesos, enmarcados en sistemas de gestión, entre los más conocidos en el país, los de calidad, medio ambiente y más recientemente de salud y medio ambiente de trabajo. Los sistemas comparten los mismos principios generales de gestión.

Estos son nuevos retos que enfrentan las Organizaciones cubanas, de ahí que estén estrechamente vinculados a los procesos de INC que definan la preparación del personal que se requiere para enfrentarlos.

Los sistemas de gestión, como bien se indicó más arriba, comparten principios generales entre los que se encuentran: la detección de problemas, el análisis de sus causas, el empleo de medidas correctivas, la cultura y capacitación en sus correspondientes temáticas, las revisiones y los procesos de mejoras continuas. Estos son elementos de la detección y análisis de los problemas que conllevan a la necesidad de capacitación, por lo que en todas aquellas áreas de trabajo en las que estén implantados los sistemas de gestión, no se necesita instrumentar herramientas y registros adicionales para ello.

A su vez, la ejecución de las INC retroalimenta a los sistemas de gestión.
La dirección estratégica tiene analizadas para cada área la Misión, Visión y las decisiones estratégica de desarrollo a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades y oportunidades, en las que un elemento de peso y quizás el fundamental, lo constituye el personal.

En la INC al nivel de la Organización se establece:
La identificación de la visión y la misión de la entidad, o sea su comportamiento, crecimiento, su ambiente físico, social y tecnológico; los objetivos a corto, mediano y largo plazo, sus recursos físicos y financieros y la filosofía asumida frente a la capacitación. Todo esto contribuye a conocer los problemas o nivel de cultura y clima organizacional, así como del perfil técnico de la entidad, para efectos de capacitación o soluciones administrativas.

Por lo antes expuesto, no se puede hacer una INC sin una planificación estratégica por parte de la dirección, que de no haberla, se necesita elaborar. El tener definidas todas estas cuestiones de antemano facilita con mucho la realización de la INC.

Conclusiones
1. La Identificación de las Necesidades de Capacitación tiene dos pilares fundamentales: la planificación estratégica y el control operacional.
2. La dirección estratégica y los sistemas integrados de gestión sobre una plataforma única, constituyen la forma organizacional más adecuada para realizar una buena gestión de capacitación, tanto en términos de calidad, como en economía de esfuerzos.

Referencias bibliográficas
Fernández Sánchez Néstor et al., Identificación o Detección de necesidades de capacitación y Educación Continua (DNC).http://ilustrados.com/publicaciones/EpZkAEVlluMKSRhXsq.php#superior.
Allison Rosett (Training Needs Assesment, p.205),
Oscar Juan Blake (Origen, detección y análisis de las necesidades de capacitación, p.68),
Oscar Juan Blake, 2000).
http://scobian.okay.com.mx/escritos/iyenc_3.htm
Bases de confección de la Boleta de identificación de necesidades de capacitación municipal http://www.enlared.org.bo/2005/capacitar/archivo/Boleta%20de%20identificación%20de%20necesidades%20capacitación.doc
Justice Institute of British Columbia, Conducting a Training Needs Assesment ID203CLCLF200.doc 09/22/05 p.3. http://www.jibc.bc.ca/clcl/publications/Course%20Outlines/ID%20elective%20course%20outlines/Conducting%20a%20Training%20Needs%20Assesment%20ID203CLCLF200.pdf


Usagawa Ramos Zenaida
zenaida@ceac.cu
Investigadora del Centro de Estudios Ambientales de Cienfuegos. Ha formado parte de equipo de implantación de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9000 en su Centro, ha realizado auditorías y diagnóstico para implantación de Sistemas de gestión ISO-14000 en el sector empresarial. Tiene 18 años de experiencia en trabajos relacionados con fiscalización de seguridad, sistemas de gestión y protección del medio ambiente.