viernes, 24 de septiembre de 2010

PASOS PARA REALIZAR UNA PRESENTACION EN POWER POINT PARA UNA BUENA CAPACITACIÓN AMBIENTAL

Para efectos de capacitación ambiental, cada vez es más frecuente que se tenga que hacer presentaciones, disertaciones, exposiciones, tanto los Aprendices como los trabajadores, asimismo, como asistentes también a muchas y cuantas veces no se ha observado que el orador no tiene idea de lo que habla, o simplemente lee de un papel, o pego TODO lo que debía decir en su presentación de power point.
Sin duda son muchísimos los factores que inciden en el resultado de una buena presentación.

Antes de empezar a entregar los pasos para realizar una presentación en power point hay algo que aclarar, el apoyo gráfico o power point (ppt), NO ES NI, HACE UNA PRESENTACION, sino la PERSONA, el EXPOSITOR, que es a quien la audiencia desea escuchar

Una presentación en power point un power point sin un expositor no dice nada ni tiene sentido, (esto deberían saberlo los Instructores que nos hacen imprimir las mismas ppt que usan en sesiones de formación a modo de apuntes, mostrando:

• una tremenda ignorancia en cuanto al uso de la herramienta,
• falta de criterios de pedagógicos, de eficiencia y
• para que decir de buen gusto.),

Distinto es un reporte, en el cual el escritor establece una comunicación persona a persona, texto- lector y no se necesita nada más y en el cual se pueden incluir todos los detalles, cifras y profundizar en lo que se quiera, porque es el lector quien administra su tiempo.

En el caso de una exposición, se genera una relación expositor - audiencia, generalmente con un tiempo de duración reducido, durante el cual el expositor desea que la audiencia retenga cierta información que considera esencial (el sentido de la exposición), lo cual no se logra al llenar las diapositivas con texto con viñetas, pues el que asiste

• comienza a leer más que a escuchar,
• distrae su atención, pues no se perderá de nada (toda la información está contenida en la presentación en ppt y la puede revisar cuando quiera),
• se hace visualmente estresante, provocando rechazo instintivo, consiguiendo un efecto contrario al deseado,
• en vez de atraer la atencion y resaltar la exposición,
• genera un distanciamiento de los asistentes,
• sin olvidar que el expositor corre el riesgo de "pecar" y comenzar a leer de la diapositiva.


Pasos para realizar una presentación en power point

1 que sea SIMPLE

No debe haber NADA de información superflua para esto es muy útil realizar una búsqueda detallada de la información acerca de residuos, PGIRS, Sistemas de Gestión, componentes del sistema de Gestión, estado actual de las instalaciones y su gestión en cuanto a residuos de la empresa a la cual se aplica el proyecto de capacitación ambiental.


2. Pensar antes de construir, es decir elaborar el Guión de la presentación

Este debe responder los siguientes interrogantes:

• ¿Cuales el propósito de la charla?
• ¿Qué es lo que la audiencia se debe llevar después de escuchar/ver?
• ¿Qué es lo que espera y valora la audiencia?.


3. Construcción de las diapositivas

Las diapositivas deben tener "espacio en blanco" no caer en la tentación de llenar cada espacio con algún logo, tabla o gráfico (mucho menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento. Mientras menos "ruido" haya en las diapositivas, mas fuerte será el impacto visual del mensaje. Se Debe ser pertinente con la información dentro del contexto en el cual se dará la presentación.


4 NO USAR las PLANTILLAS ni los CLIP ART prediseñadas de PowerPoint.
Por varias razones,

• la primera de ellas es que alguien en la audiencia probablemente ya la haya visto antes en otra presentación (o incluso puede haberla usado).
• Otra de ellas es que hoy en día prácticamente no existen productos estandarizados, como consumidores exigimos productos hechos a la medida de nuestras necesidades,
• pensando a la audiencia como los consumidores que son se debe preparar una presentación a la medida de sus necesidades.
• Además de esta manera, se percibe una preocupación mayor en cuanto la preparación de la exposición.


5 sea VISUAL,

Usando una gran cantidad de imágenes y fotografías, las imágenes son un medio natural y poderoso de comunicación humana. La imagen refuerza cualquier punto y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia.

Debe haber alguna razón para el dicho "una imagen vale mas que 1000 palabras"

Una condición para este punto es que la imagen debe ser de CALIDAD en cuanto a resolución (no ocupar una imagen pequeña y estirarla!) y obviamente debe tener relación con la exposición, de manera que al aparecer la imagen la audiencia esté a la expectativa de lo que vas a decir y como se relaciona con tu exposición.


6 Sea JUICIOSO en el uso de TRANSICIONES Y ANIMACIONES,

Si no suma a tu exposición no las agregue.

7 Limite sus ideas a UNA idea central por diapositiva.
Si no es posible, muestre las ideas en diapositivas separadas, no te tomará mas tiempo.

8 UTILIZE APUNTES,

En la opción "ver páginas de notas", de ésta manera se puede avisar que al final de la exposición los entregará para que no tenga el personal de la empresa que tomar apuntes se concentren en el expositor. (Nota: NUNCA entregue los apunte antes de comenzar porque el expositor se volverá innecesario).

Además con esta práctica evita que por restricciones de tiempo quede sin comunicarse información relevante, porque se puede hacer referencia a que está en los apuntes.

En todo caso lo ideal sería preparar los apuntes como un documento aparte, pero la opción que da Power point de incluirlas bajo las diapositiva cumple el objetivo..


9. Exponer es una actividad completa, no es suficiente para manejar el tema,

Es necesario crear un ambiente, seducir, hacer que la audiencia se apasione con tu tema.

Tener estos pasos en cuenta a la hora de construir las diapositivas tal vez puede hacer la diferencia entre obtener convencer o pasar sin pena ni gloria

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